Nie zliczę, ile już razy stanęłam przed trudnym zadaniem przejęcia projektu od innego menedżera projektów. Mam na swoim koncie sytuacje, kiedy poprzedniego menedżera już nie było w firmie. Ale mam też i takie, w których miałam szansę zasięgnąć informacji na temat projektu „u źródła”. Nie będzie dla nikogo zaskoczeniem fakt, że dużo prościej przejąć projekt, jeśli mamy możliwość rozmowy z poprzednim menedżerem projektów. W tym artykule zebrałam kroki, które pozwolą skutecznie przejąć projekt.
1. Zrozum cel projektu.
Menedżer projektu jest łącznikiem. Z jednej strony łączy zespół projektowy z klientem. Powinien więc poznać powody, dla których klient chce zrealizować ten projekt i jakich korzyści oczekuje po jego zakończeniu. Z drugiej strony menedżer projektu reprezentuje firmę, w której pracuje. Powinien równie dobrze poznać powody, dla których jego organizacja zdecydowała się zrealizować ten projekt.
2. Sprawdź, jaki jest zakres projektu i na jakim etapie jest realizacja tego zakresu.
Oprócz zapoznania się z opisem wymagań i stanem ich realizacji, poświęć czas na weryfikację, czy klient zgłaszał jakieś zmiany w zakresie i na jakim etapie jest ich zatwierdzanie lub realizacja.
Zaktualizuj rejestr ryzyka, jeśli jest taka potrzeba.
3. Poproś o wsparcie techniczne dotyczące projektu.
Na pewno wsparcie osoby technicznej z projektu pozwoli Ci szybciej poznać nie tylko zakres projektu, ale przede wszystkim wszystkie wyzwania, z jakimi każdego dnia mierzy się zespół projektowy.
Zaktualizuj rejestr ryzyka, jeśli jest taka potrzeba.
4. Poznaj zespół projektowy.
Zorganizuj spotkanie, na którym poznacie się nawzajem. Z pomocą przyjdą Ci różnego rodzaju tzw. ice-breakery. Pomocne będzie również bardziej formalne spotkanie, na którym dopytaj zespół o to:
- jak się im pracuje w projekcie,
- co się im podoba,
- a co chcieliby poprawić we współpracy w zespole i we współpracy z klientem.
Oprócz tego zweryfikuj w organizacji, jak wygląda kwestia alokacji osób w tym i w innych projektach.
Zaktualizuj rejestr ryzyka, jeśli jest taka potrzeba.
5. Sprawdź, jakie ważne terminy zostały zaplanowane w tym projekcie.
Dowiedz się, jakie są kamienie milowe oraz kiedy planowane jest przekazanie projektu do klienta. Sprawdź, czy za tymi datami nie stoją jakieś ważne dla klienta wydarzenia.
Sprawdź, czy są planowane (i kiedy) zakupy w projekcie? Proces zakupowy zwykle wymaga czasu i może się okazać, że jednym z Twoich pierwszych zadań będzie uruchomienie takiego procesu.
Zweryfikuj, czy są jakieś opóźnienia w realizacji projektu oraz czy harmonogram projektu był zmieniany? A jeśli tak, jakie były tego powody. Zaktualizuj rejestr ryzyka, jeśli jest taka potrzeba.
6. Zweryfikuj budżet dla tego projektu.
Przede wszystkim sprawdź, jaki przyjęto dla tego projektu model rozliczania z klientem. Jakim budżetem aktualnie dysponujesz w projekcie? Pobierz aktualne raporty i porównaj z planem budżetowym. Czy rozliczono wykorzystany budżet i czy klient opłacił fakturę/faktury?
Sprawdź również, jak wygląda kwestia wszelkich zmian budżetowania wynikających ze zmian zakresu i/lub harmonogramu. Zaktualizuj rejestr ryzyka, jeśli jest taka potrzeba.
7. Zapoznaj się z rejestrem ryzyka i z listą obecnych problemów.
W każdym z powyższych punktów znalazła się aktualizacja rejestru ryzyka. Żeby przekazanie projektu nie wiązało się z żadnymi turbulencjami, ryzyka i problemy w projekcie muszą być pod Twoim czujnym okiem od samego początku!
8. Zweryfikuj listę interesariuszy projektu i plan komunikacji.
Upewnij się, że lista jest aktualna i kompletna. Czy znajdują się w niej wszystkie zainteresowane osoby – zarówno po stronie klienta, jak firmy, którą reprezentujesz?
9. Spotkaj się z klientem
Niech to nie jest spotkanie statusowe. Celem tego spotkania powinno być zebranie informacji zwrotnej i zbudowanie relacji. Zmiana menedżera projektu jest trudna dla obu stron – i dla zespołu projektowego, i dla klienta. Zadbaj o to, żeby klient nie czuł się poszkodowany na tej zmianie.
Podsumowanie
Przedstawiłam Tobie moich 9 kroków, dzięki którym mogę skutecznie przejąć projekt od innego menedżera projektów. W różnych firmach obserwowałam różną częstotliwość wykonywania tej operacji. Jeśli w Twojej firmie dzieje się to częściej niż rzadziej, rozważcie – wraz z innymi menedżerami projektów – przygotowanie procesu, który wszystkim ułatwi przejście przez tą zmianę. A jeśli korzystacie z Asany, w artykule Jak przygotować szablon projektu w Asanie? znajdziesz intrukcję, która pozwoli się Wam przygotować do kolejnej takiej zmiany.
