Jak przygotować szablon projektu w Asanie?

W każdej organizacji realizowane są powtarzalne procedury, procesy – przykładem może być kampania marketingowa, webinar online, rekrutacja czy spotkanie zespołu. Każdy z tych procesów to wypracowany zestaw zadań. Żeby nie wymyślać koła na nowo za każdym razem, Asana daje Ci możliwość łatwego powielania projektów. Poniżej znajdziesz dwie instrukcje, jak przygotować szablon projektu w Asanie, w zależności od planu, z jakiego aktualnie korzystasz.

W video znajdziesz wspomniane instrukcje. W tekście poniżej zawarłam dodatkowe informacje. Zapoznaj się z nimi koniecznie.

Jak przygotować szablon projektu w płatnym planie?

Tworzenie szablonu projektu w dowolnym planie płatnym Asany sprowadza się do wybrania odpowiedniej opcji w menu. Gotowy szablon trafia do biblioteki firmowych szablonów, a utworzenie kolejnego projektu na jego bazie jest równie proste (szczegóły w video powyżej).

Uwagi:

  • zadania zamknięte przenoszą się do nowego projektu, ale nadal pozostają oznaczone jako ukończone,
  • jeśli zadania w szablonie mają przypisane daty, to podczas tworzenia projektu na bazie takiego szablony podajesz nową datę startu i Asana automatycznie przydziela nowe daty w oparciu o tą datę,
  • w dowolnym momencie możesz wycofać szablon z bibkioteki.

Jak przygotować szablon projektu w darmowym planie?

Szablony to jedna z tych płatnych funkcji, których brakuje mi w Asanie, ale można sobie poradzić bez niej. W video, które znajduje sie na początku tego wpisu, pokazuję, jak poradzić sobie z szablonami w planie Basic.

Uwagi:

  • projekt, który jest Twoim szablonem, oznacz w nazwie słowem [Szablon], żeby przypadkiem nie stał się projektem, na którym wszyscy działają,
  • możesz zdecydować, jakie informacje kopiujesz do nowego projektu (domyślnie nie są kopiowane ani osoby odpowiedzialne, ,ani terminy zadań),
  • ale jeśli zdecydujesz się przenieść daty ukończenia poszczególnych zadań, to musisz je zaktualizować ręcznie,
  • podobnie, jak w przypadku szablonu w płatnym planie, zadania zamkniętę kopiowane są jako zadania ukończone.

Podsumowanie

Już wiesz, jak przygotować szablon projektu w Asanie. O czym jeszcze powinieneś pamiętać?

  • Warto regularnie przeglądać szablony i je aktualizować. Jest to szczególnie istotne, jeśli zauważysz, że po utworzeniu projektu z szablonu, zaczynasz dopisywać zadania. Zweryfikuj, czy nie powinny one tam się znaleźć na stałe.
  • Asana udostępnia Tobie pewną listę predefiniowanych szablonów z różnych obszarów biznesu. Sprawdź, czy któreś z nich nie będą pomocne w Twoim biznesie.

Asana dla biznesu. Instrukcja obsługi

Chcesz dowiedzieć się więcej i poznać funkcje Asany? Już wkrótce premiera kursu. Zapisz się na listę oczekujących, żeby otrzymać informację w pierwszej kolejności.