Dlaczego potrzebujesz aplikacji do zarządzania zadaniami w małym biznesie?

Właściciel małego biznesu to taki człowiek orkiestra. Ilość spraw, które wymagają uwagi każdego dnia, może równać się liczbie instrumentów w orkiestrze. A nawet może być większa! Najgorszy scenariusz to ten, w którym wszystkie te zadania znajdują się w 3 miejscach: w głowie, na niekończącym się stosie karteczek samoprzylepnych, a do tego jeszcze w kalendarzu. Tym tradycyjnym, papierowym.

Jeśli jesteś takim człowiekiem orkiestrą we własnym biznesie, koniecznie obejrzyj to video. Poznasz trzy zasady zarządzania zadaniami w malym biznesie i sprawdzisz, co możesz zmienić już dzisiaj.

Jeśli wolisz czytać niż oglądać, poniżej znajdziesz transkrypcję tego nagrania.

Pierwsza zasada

Wybierz jedno miejsce i trzymaj w nim wszystkie zadania. Również prywatne.

Zdecyduj, czy będzie to tradycyjny kalendarz? A może zeszyt? Odradzam trzymanie wszystkiego w głowie, bo jedyne, co możesz osiągnąć przy tym podejściu, będzie niekończąca się migrena. A chyba nie o to Ci chodzi?

Cokolwiek się pojawia wokół Ciebie, co wymaga Twojej uwagi, trafia w to jedno miejsce. Każde zadanie, każde spotkanie. Również te prywatne! Wszystko. Jeśli tego nie ma w wybranym przez Ciebie miejscu, nie istnieje.

Dzięki temu wystarczy Ci jeden rzut oka, żeby stwierdzić, czy czasami nie wrzucasz sobie za dużo do zrobienia w jeden dzień.

Druga zasada

W zasadzie wszystkie plusy trzymania zadań w kalendarzu lub zeszycie wymieniłam. Prawda jest taka, że choćby nie wiem co, nie jesteś w stanie wykonać wszystkich zadań z danego dnia. Nie ma takiej opcji. Dlatego ogromnym minusem kalendarza lub zeszytu jest to, że jeśli czegoś danego dnia nie zrobisz, to musisz to przepisać na kolejny dzień. Mnie osobiście to zawsze irytowało, że mój kalendarz nie wygląda tak pięknie. Zawsze pokreślone, dopisywane, nie mieściło się, stawało się nieczytelne. Moje poczucie estetyki to najmniejszy problem. Dużo większym problemem był czas, jakiego wymagało przepisanie zadań z jednego dnia na inny. A potem może jeszcze raz. I jeszcze.

Wybierz miejsce, które pozwoli Ci łatwo przenosić zadania pomiędzy dniami.

Pewną opcją jest używanie karteczek samoprzylepnych. Przyznam Ci się, że przetestowałam to kilka lat temu. Wniosek był jeden: nie mieściły się na stronie przeznaczonej na jeden dzień. Mimo przecinania na pół. Niestety.

Z tego też powodu dobrym pomysłem jest przenieść wszystko do online’u. Do arkusza, do kalendarza Google albo do aplikacji, która umożliwia tworzenie list to-do. Tylko pamiętaj o pierwszej zasadzie! Musi tam być wszystko!

Trzecia zasada

A co jeśli pewnego dnia zaprosisz kogoś do współpracy? Przekażesz mu określone zadania? Ilość informacji, jaką potrzebujesz przekazać razem z zadaniem, rośnie dramatycznie! Co dokładnie ma zostać zrobione? Na kiedy tego potrzebujesz? Jeszcze link do konkretnego dokumentu! To tylko niektóre z nich. Dodatkowo pewnie chcesz wiedzieć, co się później z tym zadaniem wiedzieć?

Wybierz taki sposób organizacji zadań, który pozwoli Ci jednym kliknięciem zmienić właściciela zadania oraz sprawdzać postęp pracy dla tego zadania.

Tu już sprawa się komplikuje. Wybór opcji wydaje się niewielki. Pozornie. Bo są aplikacje, które spełniają wszystkie 3 zasady:

  • możesz w nich trzymać wszystkie swoje zadania, również prywatne zobowiązania,
  • pozwalają przenosić zadania między dniami jednym kliknięciem,
  • ułatwiają delegowanie zadań, kiedy już się na to zdecydujesz!

Dlaczego potrzebujesz aplikacji do zarządzania zadaniami w małym biznesie?

Wdrożenie pierwszej zasady spowoduje pewne zmiany w Twoim biznesie. Wdrożenie dodatkowo drugiej zasady sprawi, że te zmiany będą bardziej zauważalne. Ale tak naprawdę wdrożenie 3 zasady zmienia sposób patrzenia na Twój biznes. Otwierasz się na perspektywę rozwoju swojego biznesu, na budowanie w przyszłości małego zespołu. Otwierasz się na przemianę z człowieka orkiestry w dyrygenta orkiestry.

W kolejnym materiale video opowiem Ci, dlaczego Asana się nadaje idealnie do zarządzania zadaniami w małym biznesie. A już dzisiaj zobacz przygotowany przeze mnie pakiet Asana Starter.