W 2019 roku na moim blogu ukazał się artykuł Aplikacje do zarządzania projektami: Asana. Od tamtego czasu wiele się zmieniło. Asana nie tylko w sposób znaczący rozwinęła swój produkt, ale i stała się jedną z topowych aplikacji do zarządzania biznesem. A ja w tym czasie z osoby, która w Asanie zarządzała projektami, stałam się osobą, która z zamkniętymi oczami w Asanie automatyzuje procesy biznesowe moich klientów. Z tego też powodu postanowiłam nie tyle zaktualizować artykuł, ale napisać go od nowa. Teraz Asana nie jest jedynie aplikacją do zarządzania projektami. Jest aplikacją, której potrzebujesz, żeby zarządzać swoim biznesem.
Zarządzanie biznesem w Asanie
Wszystko to, co dzieje się w organizacji, służy realizacji z jednej strony misji tej firmy, a z drugiej – konkretnych celów. Dlatego na samym szczycie hierarchii w Asanie są cele (a przy okazji jest tam i miejsce, na zapisanie misji). Asana pozwala definiować cele na poziomie organizacji, na poziomie zespołu oraz cele indywidualne. Możesz stworzyć strukturę hierarchiczną celów, a także spiąć cele z konkretnymi projektami czy portfolio projektów. Dodatkowo to Ty decydujesz, czy stopień realizacji celu będzie wyliczany automatycznie, czy też wprowadzany z klawiatury.
Kolejny poziom w strukturze stanowią zespoły, skupione wokół konkretnego obszaru (marketing, sprzedaż, HR, IT, itd) lub też wokół konkretnej inicjatywy, realizowanej przez powołany do tego celu zespół.
Trzeci poziom stanowią projekty. Pod tym pojęciem w Asanie kryją się:
- projekty, których celem jest realizacja konkretnego przedsięwzięcia, np. nowy produkt,
- procesy, realizowane przez organizację w sposób ciągły, np. obsługa IT,
- różnego rodzaju rejestry danych, np. rejestr klientów.
Projekty składają się z zadań, a te z podzadań. W każdym zadaniu jest sekcja predefiniowanych pól, którą możesz rozszerzyć o dodatkowe pola oraz sekcja komentarzy.
Zarządzanie projektami w Asanie
Mogłabym napisać, że zarządzanie projektami w Asanie to bułka z masłem. Ale zarządzanie projektem nigdy nie jest proste, natomiast Asana ma w tym obszarze do zaoferowania więcej niż inne aplikacje do zarządzania projektami.
To, że możesz w Asanie dodać projekt i wypełnić go listą zadań, to nic nadzwyczajnego. Nie zdziwi również możliwość tworzenia zależności między zadaniami czy prezentowanie zadań na osi czasu. Asana zaznaczy również ścieżkę krytyczną, żeby kluczowe dla danego projektu zadania były widoczne na pierwszy rzut oka.
Z pomocą pól niestandardowych dodasz do projektu informację na temat szacowanego czasu pracy nad danym zadaniem, a od niedawna automatycznie zapiszesz również rzeczywisty czas poświęcony na to zadanie. Możesz również skorzystać z formuły, żeby obliczać różnicę między planowanym a rzeczywistym wysiłkiem lub też żeby godziny przeliczyć na kwoty. Pozwoli Ci to zarządzać budżetem projektu.
Dla każdego projektu w Asanie możesz dodać Kartę projektu oraz przypisać role poszczególnym osobom w projekcie. Masz do dyspozycji również raporty, w tym status projektu.
Dodatkowo możesz do zespołu projektowego wysłać wiadomość w Asanie, nie potrzebujesz do tego zewnętrznych komunikatorów.
To, co wyróżnia Asanę, jeśli chodzi o zarządzanie projektami, to:
- współdzielenie zadań pomiędzy wiele projektów, co pozwala spojrzeć na daną pracę z różnych perspektyw,
- możliwość przekształcenia zadania w projekt, co pozwala jednym kliknięciem myszki pomysł z roadmapy produktu zamienić w projekt do realizacji,
- opcja dodawania adnotacji bezpośrednio na grafice, jeśli w ramach projektu takie powstają i konieczna jest ich ocena przed publikacją,
- zadania typu zatwierdzenie, przydatne w każdej sytuacji, kiedy potrzebna jest decyzja.
Zarządzanie procesami w Asanie
Zarządzanie projektami to nie wszystko! A w zasadzie to ułamek możliwości Asany – tak, jak nowe projekty to ułamek działań realizowanych przez firmę każdego dnia. Co pochłania zdecydowaną większość czasu w biznesie? Procesy.
Co powiesz na taki scenariusz?
W Twojej firmie na pewno jest przynajmniej jeden zespół, który realizuje zlecenia innych zespołów: zespół HR, zespół IT, zespół Marketingu to tylko kilka przykładów. Osoby pracujące w tym zespole zarządzają napływającymi zleceniami w ramach zdefiniowanego projektu. Ze zrozumiałych względów nie chcą, żeby członkami tego zespołu była całą firma. Dlatego wszystkim pracownikom udostępniają jedynie formularz.
Jeśli ja – występując w roli pracownika – mam problem z monitorem lub też potrzebuję jakiejś aplikacji na moim komputerze, zgłaszam to przez formularz do zespołu IT. Moje zgłoszenie automatycznie staje się zadaniem w Asanie, które w oparciu o przesłane przeze mnie informacje, trafia do właściwej osoby. Jeśli to naprawa sprzętu, trafia do osoby A. Jeśli to instalacja oprogramowania, trafia do osoby B. Ja mam cały czas podgląd tego zadania i wiem, na jakim jest etapie. Mogę też szybko dostarczyć dodatkowych informacji, jeśli jest taka potrzeba.
Z kolei pracownik zespołu IT, który otrzymał moje zgłoszenie, może modyfikować parametry zadania i na przykład w pewnym momencie automatycznie (czyt. zrobi to Asana) przekazać moje zadanie do innej osoby, jeśli jest taka konieczność.
Menedżer tego zespołu może monitorować wszystkie zlecenia. Ma również dostęp do raportów, które pokazują ile zleceń jest na każdym z etapów.
To właśnie na potrzeby zarządzania procesami Asana wprowadziła szereg automatyzacji. Wspomniane przeze mnie formularze, ale też szablony zadań i szablony projektów, pola niestandardowe, reguły i przepływ pracy oraz integracje z zewnętrznymi aplikacjami.
Zarządzanie zespołem
Jeśli zarządzasz zespołem, to Asana daje Ci możliwość nie tylko zdefiniowania zespołu w Asanie, ale również komunikacji z członkami zespołu bezpośrednio w aplikacji. Możesz w ramach zespołu przypisać osoby do odpowiednich projektów, ograniczając jednocześnie widoczność tych projektów.
W Asanie przygotujesz:
- projekty 1-1,
- projekty do celebrowania urodzin czy rocznicy pracy,
- spotkania,
- różnego rodzaju projekty informacyjne.
Dodatkowo wszystkie lub wybrane projekty zespołu możesz dodać do portfolio i monitorować z tego poziomu obciążenie pracą poszczególnych osób w zespole. Pozwoli Ci to sprawnie wyłapywać wąskie gardła i wprowadzać niezbędne zmiany w przypisaniach zadań, żeby praca posuwała się płynnie do przodu.
Zarządzanie klientami
Jeśli Twój klient współuczestniczy w projekcie, możesz go zaprosić do Asany do projektu (lub do zespołu). W takiej sytuacji dołączy jako gość i będzie miał ograniczone uprawnienia w Asanie. Możesz mu również udostępnić formularz, poprzez który będzie zgłaszał zmiany do projektu bądź też przekazywał kolejne zlecenia.
Jeśli ten sam projekt realizujesz dla wielu klientów, możesz utworzyć w Asanie szablon takiego projektu i uruchamić osobny projekt dla każdego z nich.
Asana sprawdzi się również do obsługi zapytań od potencjalnych klientów i obsługi zgłoszeń od osób, które już skorzystały z Twojej oferty. Dedykowany do tego celu formularz możesz udostępnić na swojej stronie WWW, a praca nad każdą przesłaną w ten sposób informacją będzie się odbywać dokładnie w ten sam sposób, jak w przypadku wewnętrznych procesów.
Jakiś czas temu stworzyłam w Asanie prosty CRM do zarządzania wdrożeniami. Jeśli nie potrzebujesz zaawansowanych rozwiązań, a jedynie chcesz zdefiniować lejek sprzedażowy i monitorować efektywność działań sprzedażowych, to Asana zaspokoi Twoje oczekiwania.
Zarządzanie zasobami
Jeśli korzystasz z usług podwykonawców, to Asana pozwoli Ci sprawnie komunikować i przekazywać im zadania. Podobnie jak w przypadku klientów – jeśli zaprosisz ich do Asany – dołączą w roli gościa, co nie wpływa w żaden sposób za skutecznie zarządzanie ich pracą.
Asana daje Ci również możliwość tworzenia różnego rodzaju rejestrów, dla ewidencjonowania zasobów firmowych. Przy wsparciu pól niestandardowych jesteś w stanie zdefiniować praktycznie każdy rejestr – od ewidencji komputerów aż po ewidencję sal.
Zarządzanie pracą własną w Asanie
W aplikacjach, z których korzystałam w swojej pracy zawodowej (a było ich wiele!), żeby zaplanować swój dzień musiałam przejść przez wszystkie projekty, do tego zerknąć do kalendarza i na maila. Jeśli cała praca każdego pracownika (włącznie ze spotkaniami) jest zaplanowana w Asanie, jedno kliknięcie w listę Moje zadania wystarczy, żeby wyświetlić aktualny plan dnia czy tygodnia.
Do tego dochodzi Skrzynka odbiorcza, w której znajdziesz wszystkie powiadomienia – i te od Asany, jak i te od Twoich współpracowników. Powiadomienia dotyczące zadań, projektów czy też wiadomości.
Pozwoli Ci to rozdzielić komunikację:
- komunikacja wewnątrz organizacji odbywać się będzie w Asanie,
- komunikacja ze światem zewnętrznym – w skrzynce mailowej.
Integracje
Nie przesadzę, jeśli powiem, że z miesiąca na miesiąc rosną możliwe opcje połączenia Asany z innymi biznesowymi aplikacjami. I mam tu na myśli nie tylko te, dostarczane przez Google czy Microsoft.
Co istotne, to Ty decydujesz – poprzez reguły – jaka akcja wykona się w zintegrowanej aplikacji w odpowiedzi na konkretne zdarzenie w projekcie czy procesie w Asanie.
Podsumowanie
Nie sposób w jednym artykule podsumować wszystkich możliwości, jakie oferuje Asana w obszarze zarządzania biznesem. Wdrażając Asanę w firmach, przekonuję się na każdym kroku, jak te wszystkie funkcje są przemyślane.
Ogranicza Cię tylko budżet, jakim dysponujesz, bo 100% mocy Asany uzyskasz w planach Business i Enterprise. Plan Premium pozostawia pewien niedosyt, który można częściowo zrekompensować uzupełnieniem Asany przez różnego rodzaju aplikacje wspierające.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak Asana spełnia się w roli aplikacji do zarządzania biznesem, sprawdź bezpłatne przewodniki po Asanie:
