Aplikacje do zarządzania projektami: Asana

Z aplikacją Asana pracuję już ponad 3 lata. Na początku służyła mi do organizacji projektów prywatnych (np. przygotowanie do egzaminu PMP). Dwa lata temu, kiedy otworzyłam własną firmę, prowadzę w Asanie wszystkie projekty mojego biznesu oraz projekty moich klientów. W tym wpisie chcę pokazać Ci wszystkie zalety darmowego planu abonamentowego tej aplikacji.

Ile kosztuje abonament w Asanie?

Aplikacja Asana występuje w czterech planach abonamentowych:

  • Basic – plan bezpłatny, w ramach którego masz dostęp do podstawowych funkcjonalności związanych z zarządzaniem projektami, a które omówię w tym wpisie,
  • Premium – plan płatny 10,99 EURO od osoby przy abonamencie rocznym, w ramach którego otrzymasz dostęp do dodatkowych funkcjonalności związanych z projektami: kamienie milowe, rozszerzone raportowanie, wykres Gantta, możliwość tworzenia własnych pól w zadaniach i ograniczania dostępu do projektów dla dedykowanych osób,
  • Business – plan płatny 24,99 EURO od osoby przy abonamencie rocznym, w ramach którego – oprócz funkcjonalności z pakietu Premium, dostajesz możliwość zarządzania portfolio z poziomu Asany oraz funkcjonalność związana w planowaniem pracy zespołu (workload),
  • Enterprise – plan płatny, cena ustalana indywidualnie.

Przegląd funkcjonalności Asany w wersji Basic

Zakładanie konta

Zakładanie konta w Asanie to zaledwie kilka kroków do wykonania. Chcę Ci zwrócić uwagę na fakt, że link do założenia konta darmowego jest napisany “małym druczkiem” i możemy mieć wrażenie, że bez podania numeru karty kredytowej się nie obejdzie. Poszukaj tego linku, w przeciwnym razie założysz konto w abonamencie płatnym i po okresie próbnym zostaniesz obciążony kosztem kolejnego miesiąca.

Drugą ważną kwestią przy zakładaniu konta w Asanie jest adres email, który podajemy:

  • jeśli konto w Asanie utworzysz korzystając z konta email na własnej domenie, Asana odczyta ten fakt następująco: jesteś przedstawicielem organizacji, która posługuję się tą domeną. W rezultacie będziesz mieć możliwość tworzenia osobnych zespołów.
  • jeśli natomiast podasz swój prywatny adres email, Asana potraktuje Cię trochę po macoszemu. Nie będziesz miał możliwości rozdzielenia projektów pomiędzy zespoły. Będziesz jedynie mógł tworzyć osobne przestrzenie (workspaces).

Jeśli planujesz skorzystać z płatnych planów abonamentowych, załóż konto na mailu na własnej domenie. I dodaj email członków zespołów również na tej domenie. W przeciwnym razie nie będziesz mieć dostępu do funkcji, za które zapłaciłeś.

Dostępne widoki

Asana udostępnia kilka widoków, z których najważniejsze to:

  • Inbox, czyli Twój podgląd na zmiany/powiadomienia w bieżących projektach. Jeśli zalogujesz się w Asanie i przy widoku Inbox zobaczysz żółtą kropkę, koniecznie kliknij i sprawdź, co się zmieniło.
  • My tasks, czyli Twoja lista zadań, która możesz posortować wg projektów lub wg daty ukończenia zadań. To jest twoja lista ToDo na nadchodzący dzień.
  • Widok zespołu/zespołów wraz z informacją, kto jest członkiem danego zespołu i listą projektów przypisanych do tego zespołu lub
  • Widok projektów (w przypadku konta założonego na prywatnym adresie email) wraz z informacją o członkach tej przestrzeni (workspace).
Asana – widok główny

Zarządzanie projektem

Projekt w Asanie możemy utworzyć w formie:

  • listy zadań, pogrupowanych w sekcje,
  • lub tablicy zadań.

Każde zadanie wymaga podania takich elementów, jak:

  • nagłówek,
  • szczegółowy opis zadania,
  • osoba odpowiedzialna za wykonanie zadania,
  • oczekiwany termin zakończenia zadania,
  • obserwatorzy,
  • aktualny status zadania.

Możesz również, w ramach zadania, umieścić jedno lub więcej podzadań, z których każde ma dokładnie taką samą strukturę, jak zadanie nadrzędne. Niestety Asana pozwala zmienić status zadania nadrzędnego na “ukończony”, nawet jeśli jego podzadania są wciąż w stanie “otwarty”. I analogicznie – zamknięcie wszystkich podzadań nie powoduje automatyczniego ukończenia zadania nadrzędnego.

W darmowym abonamencie Asana umożliwia Ci również:

  • dodawanie załączników do zadań (zarówno poprzez przesłanie pliku z własnego komputera, jak i poprzez podpięcie dysku Google Drive lub Dropbox),
  • opisywanie zadań z wykorzystaniem tagów.
Asana – Karta zadania

Komunikacja

Komunikacja w Asanie odbywa sie na trzech poziomach:

  • zespołu (w formie tablicy z postami),
  • projektu (w formie tablicy z postami),
  • zadania (w formie komentarzy).

W swojej pracy korzystam najczęściej z dwóch ostatnich – sprawy związane z projektem dyskutujemy na tablicy projektu, a szczegóły dotyczące poszczególnych zadań – w formie komentarzy przypisanych do danego zadania.

Oprócz tego Asana umożliwia tworzenie raportów dla projektów – gdzie w formie graficznej i tekstowej możemy przekazać aktualny status danego projektu.

Podsumowanie

Tak, jak wspomniałam na wstępie, korzystam z Asany już od dłuższego czasu i polecam ją wszystkim moim klientom. Biorę przy tym pod uwagę następujące plusy:

  • możliwość tworzenia projektów w formie list i w formie tablic i zmiany tego formatu w dowolnym momencie (sekcje stają się nagłówkami kolumn), co pozwala mi dostosować sposób prezentacji projektu do jego potrzeb,
  • funkcjonalność karty zadania,
  • możliwość komunikowania się na poziomie projektu, co bardzo często wykorzystujemy,
  • możliwość raportowania stanu projektu,
  • integrację z aplikacją Slack, dzięki której mogę tworzyć zadania w Asanie z poziomu tego komunikatora.

Trochę brakuje mi w darmowym abonamencie:

  • możliwości prezentacji projektu w postaci wykresu Gantta, ale ta funkcja w większości aplikacji do zarządzania projektami jest udostępniana tylko w planach płatnych,
  • możliwości tworzenia szablonów projektów – szablony predefiniowane dostępne w Asanie są bardzo ubogie. Na szczęście znalazłam obejście tego problemu.

Szukasz aplikacji do zarządzania projektami w Twojej organizacji? Sprawdź mój artykuł 5 aplikacji wspierających zarządzanie projektami. Oprócz Asany wymieniam w nim kilka innych aplikacji, które mogą Cię zainteresować.