Jeśli prowadzisz niewielki biznes i korzystasz ze wsparcia podwykonawców lub też budujesz mały zespół pracowników, a przy tym nie korzystasz z aplikacji dedykowanych do zarządzania biznesem, obejrzyj to video do końca. Podam Ci 7 powodów, dlaczego mail, messenger, whatsapp czy slack są niewystarczające dla skutecznego zarządzania biznesem. Podam Ci 7 powodów, dlaczego mały biznes potrzebuje Asany.
Poniżej znajdziesz tę samą treść w formie tekstowej.
1. Asana pozwoli Ci skutecznie zarządzać projektami, które realizuje Twój zespół
Oprócz możliwości takich jak tworzenie zadań, ustalanie terminów ich wykonania i wyznaczanie osoby odpowiedzialnej, Asana oferuje w tym obszarze dużo więcej. Zwłaszcza, jeśli projekty, które realizuje Twój zespół, są złożone i wymagają skoordynowania na kilku płaszczyznach:
- Chcesz zobaczyć listę zadań zaplanowanych na wybrany tydzień, listę zadań konkretnego typu czy też listę swoich zadań w tym projekcie? Z pomocą przyjdą różne ustawienia widoków w Asanie, do których masz dostęp już w planie bezpłatnym.
- Kluczowym aspektem w Twoim projekcie jest harmonogram? Chcesz monitorować ścieżkę krytyczną, żeby szybko reagować na ewentualne opóźnienia? Wykorzystaj do tego celu oś czasu lub wykres Gantta, dostępne w planach płatnych Asany.
- Istotne są postęp prac i status danego projektu? Już w planie bezpłatnym masz do dyspozycji opcję ustawiania statusu projektu, a w planach płatnych dodatkowo pulpit nawigacyjny z różnego rodzaju wykresami, które w sposób graficzny ten status przedstawią.
Pamiętaj również o tym, że Asana daje Ci możliwość komunikacji na kilku różnych poziomach i możesz:
- na poziomie zadania – w komentarzach – komunikować różnego rodzaju wyzwania związane z realizacją tego zadania,
- na poziomie projektu komunikować się z zespołem biorącym udział w tym konkretnym projekcie,
- na poziomie zespołu przekazywać informacje, które dotyczą całego zespołu.
2. Asana będzie Twoim wsparciem we wszystkich działaniach biznesowych
W Asanie możesz zdefiniować i zautomatyzować swoje procesy biznesowe.
- Jeśli chcesz ujednolicić informacje przekazywane w zadaniu, to w planie płatnym skorzystaj z opcji tworzenia pól niestandardowych, a wzór takiego zadania zapisz w szablonie zadania, który wykorzystasz do tworzenia zadań z tego szablonu. Jeśli natomiast korzystasz z planu bezpłatnego, również możesz przygotować wzór takiego zadania i za każdym razem, kiedy będziesz tworzyć zadanie, zduplikuj wzór i uzupełnij te informacje.
- Jeśli regularnie powtarzasz pewne projekty, np. uruchamiasz projekt tworzenia kolejnej partii wyrobu albo kolejną kampanię marketingową, przygotuj szablon takiego projektu. Dedykowane do tego celu rozwiązanie znajdziesz w planach płatnych w Asanie, ale w planie bezpłatnym też sobie z tym poradzisz. Przygotuj wzór projektu i po prostu go duplikuj za każdym razem, kiedy uruchamiasz projekt danego typu.
- Jeśli marzysz o tym, żeby pewne działania w Asanie działy się w sposób automatyczny, na przykład, żeby zadanie samo się zamykało, kiedy przesuniesz je do danej kolumny, z pomocą przyjdą reguły, dostępne w planach płatnych Asany.
3. Asana pomoże Ci skutecznie zarządzać klientami
Do tego tematu możemy podejść na kilka różnych sposobów.
Już w planie bezpłatnym możesz zaprosić klienta do Twojej Asany, delegując mu wybrane zadania lub udostępniając mu projekt, nad którym będziecie pracować wspólnie.
Dodatkowo, w planach płatnych Asany znajdziesz opcję formularza, które pozwolą Ci zbierać zlecenia bez zbędnej komunikacji mailowej. Za każdym razem, kiedy klient wypełni formularz, w Twojej Asanie utworzy się zadanie ze wszystkimi szczegółami dotyczącymi tego zlecenia. Mała podpowiedź: połącz pola z formularza z polami niestandardowymi w Asanie, a wszystkie informacje od klienta trafią do Ciebie w ustrukturyzowany sposób.
Ale to jeszcze wszystko! W Asanie możesz przygotować mały system CRM do zarządzania Twoimi klientami. Oczywiście nie będzie on oferował wszystkich funkcji, jakie znajdziesz w dedykowanej aplikacji tego typu, ale w wielu przypadkach będzie wystarczający.
4. Asana pozwoli Ci monitorować obciążenie pracą Twojego zespołu
Kiedy Ty i Twój zespół korzystacie z Asany, wiesz dokładnie kto czym się aktualnie zajmuje i możesz identyfikować pojawiające się wąskie gardła, a następnie je eliminować. Możesz szybko:
- przypisać wybrane zadania do innych osób z zespołu,
- zmienić terminy grupy zadań,
- ustawić priorytety dla współpracownika.
Ale to nie wszystko! Kiedy będziesz planować kolejne przedsięwzięcie, harmonogram tego projektu przygotujesz w oparciu o faktyczną dostępność każdej z zaangażowanych w ten projekt osób.
5. Z pomocą Asany będziesz skutecznie zarządzać zespołem, nie tylko tym zdalnym
Sposobów wykorzystania Asany do zarządzania zespołem jest naprawdę bardzo dużo. Dam Ci kilka przykładów projektów, z których możesz skorzystać niezależnie od tego, czy Twój zespól działa zdalnie czy stacjonarnie:
- Projekt Nieobecności, w którym każda osoba zapisuje swoje dni wolne. Ale to nie wszystko, bo dodatkowo tę nieobecność można ustawić w profilu w Asanie czy też zdefiniować automat, który pod nieobecność danej osoby przypisywane do niej zadania będzie na bieżąco przekazywał do osoby, która ją zastępuje.
- Dedykowany projekt 1-1, do Twojej pracy z każdą z osób z Twojego zespołu. Dzięki temu masz prywatną przestrzeń do rozmowy i różnego typu ustaleń z Twoimi współpracownikami.
- Projekt na spotkania zespołowe, w którym dostępna jest zawsze agenda spotkania i zanotowane minutki, a jeśli będzie taka potrzeba to i akcje.
Ciekawa jestem, który z tych projektów jeszcze dzisiaj pojawi się w Twojej Asanie?
6. Asana integruje się z innymi aplikacjami, z których korzystasz
Zakres dostępnych integracji robi naprawdę wrażenie, a z miesiąca na miesiąc lista aplikacji, z którymi możesz zintegrować Asanę rośnie. Tutaj zdecydowanie większe możliwości masz w planach płatnych Asany, gdzie konkretne wydarzenie w Asanie (na przykład nowe zadanie w projekcie), może pociągać za sobą konkretne działania w aplikacji zewnętrznej (na przykład wiadomość na kanale Slack).
Ale już w planie bezpłatnym masz np. opcję zintegrowania projektów w Asanie z dyskiem Google.
Dobra wiadomość jest taka, że wiodące aplikacje dodają rozszerzenia, dzięki którym połączysz je z Asaną. Na przykład rozszerzenie do skrzynek mailowych Outlook i Gmail, dzięki czemu możesz połączyć wiadomość w skrzynce z zadaniem w Asanie.
Jeśli chcesz się dowiedzieć, czy aplikacja, z której korzystasz, integruje się z Asaną, wejdź na tę stronę.
7. Asana świetnie się skaluje
Podpowiedziałam Ci, w jaki sposób Asana może Cię wesprzeć w małym biznesie. Część wymienionych funkcji jest dostępna we wszystkich planach, część w planach płatnych.
Dobra wiadomość jest taka, że Ty dzisiaj nie musisz inwestować w plan płatny, chyba że Twój zespół jest już za duży, żeby funkcjonować w planie bezpłatnym. Ty możesz świadomie zadecydować, że z takich czy innych względów, potrzebujesz funkcji dostępnych w planach płatnych. Kiedy taką decyzję podejmiesz, dostęp do tych płatnych rozwiązań masz od razu po zmianie abonamentu na swoim koncie.
A jeśli ze względu na wielkość zespołu, konieczny jest plan płatny, zadbaj o to, żeby wykorzystać jego możliwości w 100%.
Podsumowanie
Który z 7 powodów, dlaczego mały biznes potrzebuje Asany, przekonuje Ciebie do tego, żeby zaprosić Asanę do Twojego biznesu? Napisz w komentarzu.
A ja na koniec dodam tylko, że przenosiny do Asany nie muszą Ci zająć wiele czasu. Możesz to zrobić szybko i przede wszystkim skutecznie. Wystarczy, że skorzystasz z mojego wsparcia i doświadczenia. Szczegóły znajdziesz na stronie Współpraca.
