5 reguł, które pozwolą Ci zadbać o porządek w Asanie

Nie potrafisz do końca odnaleść się w Asanie? Uważasz, że jest mało intuicyjna? A może problemem jest raczej bałagan, który w niej panuje? Obejrzyj to video i sprawdź, która z 5 zaprezentowanych przeze mnie reguł pozwoli Ci zadbać o porządek w Asanie. Dzięki temu Twoja Asana zyska przejrzystość, a Ty z pewnością odzyskasz czas.

Jeśli wolisz czytać niż oglądać, transkrypcję nagrania znajdziesz poniżej.

Projekt = Cel

Jednym z najczęściej obserwowanych błędów, jakie popełniają moi klienci, jest tworzenie projektów-worków na zadania, które nie mają ze sobą wiele wspólnego. Pozornie wydaje się to być oszczędność czasu, ale w rzeczywistości takie podejście sprawia, że:

  • Zadanie nie jest powiązane z jasno zdefiniowanym celem. Przez to może być pominięte lub wykonane z opóźnieniem.
  • Zadanie nie ma poprzedników i następców, a co za tym idzie nie ma precyzyjnie określonego ciągu przyczynowo-skutkowego. Przez to nie zobaczysz zagrożenia wynikającego z braku wykonania tego zadania (zwłaszcza, jeśli zadanie zostało dodane do Twojej Asany dawno).
  • Projekty nigdy się nie kończą, co będzie wpływać na Twoją motywację.

Zadbaj o to, żeby grupować zadania w projekty w oparciu o cele, jakim te zadania służą. Możesz mieć osobne projekty na:

  • zadania administracyjne,
  • treści na bloga czy do mediów społecznościowych,
  • usługi, które świadczysz w swoim biznesie,
  • kampanie sprzedażowe,
  • tworzenie lub rozwijanie Twoich produktów.

W Asanie możesz przechowywać również w formie projektów:

  • informacje na temat Twoich produktów,
  • listę klientów,
  • zestawienie procedur w Twoim biznesie.

Tylko ptamiętaj! Jeden projekt to jeden cel. Właśnie dlatego Asana przygotowała różne typy projektów – lista, tablica, oś czasu czy kalendarz. W kursie Biznes w Asanie otrzymasz szablon projektu na zadania administracyjne, projektu do planowania treści oraz projekt usługi-zlecenia. Dodatkowo w kursie omawiam dwa widoki – lista i tablica – i podpowiadam projekty, do których dedykowany jest każdy z nich.

Zadbaj o dostęp do informacji

Tak długo, jak działasz w swoim biznesie samodzielnie, możesz nie przywiązywać wagi do tego, czy Twoje projekty są prywatne czy też nie. Pozornie nie ma to znaczenia, bo z Twojej Asany korzystasz tylko Ty. Zastanów się, jakie niezbędne działania pociągnie za sobą decyzja o zaproszeniu do Asany pierwszego współpracownika? Może to się odbyć jednym kliknięciem myszki, a może okazać się, że będziesz w popłochu zastanawiać się, jakie informacje ta osoba powinna widzieć. Pośpiech nie jest dobrym doradcą, więc wcześniej zadbaj o ustawienia prywatności projektów, jakie znajdują się w Twojej Asanie. A może utworzysz dedykowane zespoły już teraz?

W kursie Biznes w Asanie dostaniesz narzędzia, które Ci w tym pomogą. Do kursu dołączyłam bonus, któym jest mini kurs Organizacja zespołów w Asanie. Podpowiadam w nim, w jaki najlepszy sposób możesz poukładać swoje projekty (i dostęp do zadań, projektów lub zespołów) w zależności od tego, czy jesteś samodzielnym przedsiębiorcą lub freelancerem, czy masz mały zespół czy dużą firmę.

Szanuj prywatność projektów prywatnych

Trzecia reguła wiąże się z regułą poprzednią. Jeśli decydujesz się utworzyć prywatny projekt, to nie deleguj zadań z tego projektu do osób, które nie są członkami tego projektu. Jeśli na przykład masz projekt prywatny na zadania administracyjne i chcesz delegować do asystentki wystawianie faktur, to takie zadanie nie powinno być dłużej w tym projekcie. Utwórz dedykowany projekt na faktury i zaproś do niego asystentkę.

Co, kto, kiedy i dlaczego? Uzupełniaj informacje w zadaniu

Ile razy widziałam zadania, których autor nie dodał podstawowych informacji! Zadbaj o to, żeby każde zadanie odpowiadało na pytanie:

  • co dokładnie ma się tu wydarzyć (poprzez temat zadania zapisany w formie czasownika i szczegółowy opis zadania),
  • kto za to zadanie odpowiada,
  • kiedy mija termin jego wykonania,
  • dlaczego to zadanie jest w Twojej Asanie (poprzez umieszczenie tego zadania w odpowiednim projekcie).

Oszczędzisz zarówno czas swój, jak i osoby, która otrzyma to zadanie do wykonania.

Podzadanie podzadania w zadaniu, czyli zamiast zadania potrójnie złożonego zrób projekt

Jeśli tworzysz taką hierarchiczną strukturę zadań, możesz w ten sposób zbudować przeświadczenie, że Twój projekt jest mało skomplikowany, a zadania nie powinny zająć zbyt dużo czasu. A stąd prosta droga do opóźnień w projekcie.

Zamiast tego podzadania zamień w zadania w projekcie albo zadanie zamień w projekt. Jedno i drugie możesz zrobić jednym kliknięciem myszki w Asanie. Do kursu Biznes w Asanie dołączona jest biblioteka video Mistrz w Asanie. Z jej pomocą poznasz wszystkie funkcje dostępne zarówno w bezpłatnej, jak i płatnej wersji Asany. Lekcje są krótkie i pozwalają Ci zapoznać się z wybraną funkcją wtedy, kiedy będziesz jej potrzebować.

Porządek w Asanie

Przedstawiłam Ci 5 reguł, które pozwolą Ci zadbać o porządek w Asanie. Bardzo jestem ciekawa, którą z nich wdrożysz w swoim biznesie w pierwszej kolejności. Napisz koniecznie w komentarzu.

A jeśli potrzebujesz wsparcia w organizacji biznesu w Asanie, sprawdź koniecznie ofertę kursu Biznes w Asanie. Z jego pomocą przeniesiesz do Asany wszystkie swoje zadania i zaprosisz do współpracy swoich współpracowników.